Eine Betriebskostenabrechnung muss:

– klar und verständlich sein, d.h. was und warum der Mieter bezahlen muss

– einige Mindestangaben wie: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten des Hauses, Verteilerschlüssel (z.B. MEA oder Wohnungsfläche) sowie die Berechnung der einzelnen Wohnungen und die Vorauszahlungen

Nach §556 BGB muss der Vermieter spätestens nach 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Abrechnung erstellen.

Einfaches Beispiel: Wenn die Betriebskosten vom 01.01. bis 31.12. abgerechnet werden, endet die Abrechnungsfrist für die Betriebskosten 2014 am 31.12.2015.

Wenn die Abrechnungsfrist versäumt wird, kann der Vermieter keine Nachforderungen gegenüber dem Mieter geltend machen (sog. Ausschlussfrist). Diese gilt aber nicht bei Gewerberaummietverhältnisse: wenn hier die Frist versäumt wird, kann der Vermieter eine Nachforderung geltend machen.

Nach dem Gesetz ist der Mieter nicht verpflichtet, die Betriebskosten zu zahlen. Diese Verpflichtung ist nur dann vorhanden, wenn dies so im Mietvertrag vereinbart worden ist. Nur umlagefähige Kosten können auf die Mieter übertragen werden. Nicht umlagefähig sind zum Beispiel Verwaltungskosten oder Instandhaltungskosten.

In der Regel findet eine Aufteilung der Betriebskosten nach der Fläche statt. Manchmal wird auch nach Personen (bei Wasser oder Müll) abgerechnet. Solche Vereinbarungen müssen aber im Mietvertrag aufgelistet werden. Wenn kein Verteilerschlüssel im Mietvertrag vereinbart worden ist, so müssen die Betriebskosten nach der Wohnfläche abgerechnet werden.